RSS
 

Archive for สิงหาคม, 2012

การเสริมสร้างประสิทธิภาพงานสารบรรณ

23 ส.ค.

คุณลักษณะที่ดีของหนังสือราชการ

          เพื่อให้การติดต่อสื่อสารด้วยจดหมายหรือหนังสือราชการ เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบในการทำหนังสือราชการจึงควรสร้างความกระจ่างชัดในเนื้อหาและในขณะเดียวกันก็ควรสร้างความประทับใจให้แก่ผู้รับด้วย ซึ่งสิ่งดังกล่าวอาจจะเกิดขึ้นได้จากคุณลักษณะดังต่อไปนี้ อ่านต่อ

๑.     การใช้ภาษา

-        การใช้ภาษาที่ถูกต้อง

-        การใช้ภาษา หรือคำที่เหมาะสม

-        ความชัดเจนของภาษา หรือข้อความที่ต้องการสื่อความหมาย

-        การใช้ภาษาสุภาพ สร้างความประทับใจแก่ผู้รับสาร

-        การเรียบเรียงคำพูดให้ตรงประเด็น ไม่วกวน

๒.     โครงสร้าง

๒.๑ องค์ประกอบต่างๆ

๑)    กระดาษ (คุณภาพ ขนาด การพิมพ์)

๒)     ตัวอักษร (TH-Niramit AS, TH-Sarabun PSK)

๓)   สีของหมึกพิมพ์ ความสม่ำเสมอของหมึกพิมพ์

๔)    ซอง (ขนาด, รูปแบบ)

๒.๒ รูปแบบการพิมพ์

๒.๓ ข้อความ

๑)    ความถูกต้อง

-        ตัวสะกดการันต์

-        เนื้อหา มีความถูกต้องตามข้อเท็จจริง

-        การวรรคตอน

-        เครื่องหมายวรรคตอน

-        ลักษณะนาม

-        การใช้คำ

-        การเรียงคำเข้าประโยค

๒)    ความเหมาะสม

-        เน้นภาษาทางการ

-        คำนึงถึงกาลเทศะ บุคคล

๓)   กะทัดรัดและชัดเจน

-        ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือย

-        หลีกเลี่ยงคำ / ข้อความที่ก่อให้เกิดความกำกวม

๔)    ความสมบูรณ์

-        รูปแบบ

-        โครงสร้าง

๕)    ความสุภาพ

-        ให้เกียรติผู้รับ

-        เลือกใช้คำที่เหมาะสมกับบุคคล

-        หลีกเลี่ยงคำที่แสดงความรู้สึกที่ไม่ดี

-        หลีกเลี่ยงการใช้คำที่แสดงการบังคับ

-        ปิดท้ายข้อความด้วยคำขอบคุณ

๖)    เอกภาพ

-        สื่อใจความสำคัญเพียงประเด็นเดียว

๗)   สัมพันธภาพ

๒.     ความสะอาด

-        หลีกเลี่ยงตำหนิต่าง

๔.     ความรวดเร็ว

-        คำนึงผลเสียที่เกิดขึ้น

เอกสารแนบ  คำอธิบายการพิมพ์หนังสือราชการ

 
No Comments

Posted in KM